Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas- 20012705

  

Nombre:	ENRIQUE LÓPEZ ROMERO
Matrícula:	20012705
Fecha de elaboración:	26 de marzo del 2021
Nombre del Módulo:	Administración estratégica y de proyectos en el ámbito público
Nombre de la Evidencia de Aprendizaje:	Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas
Nombre del Asesor:	Dr. Edgar Camacho Martínez

 

Resumen

La metodología de sistemas suaves, SSM por sus siglas en inglés, es un procedimiento que se lleva a cabo en procesos que tienen un componente ampliamente social, por lo tanto tienen la característica de ser difíciles de definir.

Esa misma característica que los hace difíciles de establecer, se relaciona con los diferentes puntos de vista de los actores del proceso, ya que un actor puede estar considerando ciertos factores que escapan a otros y viceversa. 

Las instituciones públicas, organismos no gubernamentales, las instituciones políticas y todas aquellas organizaciones que persiguen fines sociales están sujetas a problemas complejos dada su naturaleza. Sin embargo, la complejidad intrínseca de las situaciones que se presentan en torno a estas instituciones no es tomada en cuenta a la hora de plantear una solución para ellas.

 

Introducción

El propósito de esta investigación es caracterizar la Metodología SSM (Metodología de Sistemas Suaves), determinar su estructura y fases que la componen. A fin de hacer un análisis del cómo se puede aplicar esta metodología al estudio de los procesos de instituciones políticas y organismos gubernamentales.

Otro propósito del trabajo es identificar los diferentes enfoques que se utilizan en cuanto a la toma de decisiones en las organizaciones tanto del sector público como del privado, para diferenciar los diferentes métodos, así como sus ventajas y desventajas para brindar propuestas de solución.

 

Lo anterior se pretende lograr a partir del análisis de las etapas que componen la metodología SSM, por medio de una discusión sobre la relevancia del pensamiento sistémico en las instituciones públicas, además del estudio de la posible necesidad de un cambio de enfoque en las políticas e instituciones públicas.

 

La importancia de este estudio estriba en el hecho de que el sector público requiere de una visión holística a la hora de organizar a la sociedad en todos los ámbitos. Primeramente, ya que el Estado es el primer sistema al que pertenecen todos los demás (excluyendo el sistema global que ha surgido en las últimas décadas), el sistema educativo, el de salud, el sistema político, la organización económica y sus respectivas instituciones.

Es importante incorporar el pensamiento de sistemas a los procesos del gobierno así como a cada una de las instituciones que forman parte de él. Llegando así a considerar las partes en la integración de un todo.

 

 

Desarrollo         

 

De acuerdo con Dale Couprie:

Los Sistemas Suaves o Blandos, se refieren como aquello que está conformado por actividades humanas, tiene un fin perdurable en el tiempo y presenta problemáticas no estructuradas o blandas; es decir aquellas problemáticas de difícil definición y carentes de estructura, en las que los fines, metas, propósitos, son problemáticos en sí.

 

¿Qué es la SSM?                                         

Los problemas duros son fáciles de definir, ya que tratan sobre fenómenos concretos que se relacionan con índices medibles, factibles y objetivos, en los que para su estudio, formulación e implementación de estrategias y actividades, es posible llegar a un consenso rápidamente.

Se obtiene ágilmente el propósito (el “qué”), de la misma manera se obtendrá el diagnóstico de la situación actual y la estrategia que se debe seguir (el “como”) para llegar a la situación deseada o propósito. 

 

La metodología de sistemas suaves, SSM por sus siglas en inglés, es un procedimiento que se utiliza en procesos que tienen un componente ampliamente social, y que por lo tanto tienen la característica de ser difíciles de definir. Esa misma característica que los hace difíciles de establecer, se relaciona con los diferentes puntos de vista de los actores del proceso, ya que un actor puede estar considerando ciertos factores que escapan a otros y viceversa. 

Existe de esta manera una multiplicidad de opiniones sobre una situación dada, respecto a la definición del problema (o situación), los objetivos y fines, así como a las actividades que conformarán la estrategia que deba seguirse.

La Metodología SSM puede resultar de gran utilidad en casos en los que existe una situación en la que los procesos no funcionan de la mejor manera o se detecta una oportunidad que puede ser aprovechada para mejorar, optimizar o perfeccionar. Por ejemplo, los procesos burocráticos en una dependencia gubernamental, el proceso de desarrollo, implementación, ejecución y evaluación de las políticas públicas, etc.

 

La metodología de sistemas suaves fue desarrollada por Peter Checkland para el propósito expreso de ocuparse de problemas de este tipo. Él estuvo en la industria por años trabajando con metodologías de sistemas duros. Él vio cómo éstas eran inadecuadas al ocuparse de problemas complejos que tenían un componente social grande; así en los años 60, él ingresó a la Universidad de Lancaster, localizada en el Reino Unido, en una tentativa de investigar esta área y de ocuparse de estos problemas SUAVES. 

 

Su "metodología de sistemas suaves" ["Soft Systems Methodology"] fue creada en base a la investigación en un gran número de proyectos de la industria y su aplicación y refinamiento se concluyeron años después. La metodología, que es muy agradable cómo lo sabemos hoy, fue publicada en 1981, cuando Checkland vivía de la universidad y tenía pensado perseguir una carrera como profesor e investigador.

                      

La Metodología SSM, consta de siete etapas en secuencia progresiva las cuales son una guía para representar de manera esquemática el conjunto de la situación problema, diferenciando dos niveles de trabajo en lo amplio de la aplicación de la metodología, la “la realidad” y el “pensamiento de sistemas” o nivel abstracto. Las etapas o fases de que se conforma la metodología de sistemas suaves son las siguientes, la detección de la situación inicial, etapa 1 o “situación problema no estructurada”, la etapa 2 se refiere a la “Expresión de la situación problema”, en la etapa 3 se pasa al nivel de pensamiento de sistemas (o nivel abstracto) en la “definición raíz de sistemas relevantes”, la etapa 4 se refiere a la creación de “los modelos conceptuales” (todavía en el nivel abstracto), en la etapa 5 se regresa al nivel de “la realidad” y se comparan los resultados de la etapa 4 con la etapa 2, posteriormente en la fase 6 se determinan los “cambios deseables y factibles” en orden de prioridad, por último se define la estrategia de “acción para mejorar la situación problema”.

 

Las características principales que debe tener una organización pública son las siguientes:

 

·         Conformación.

·         Régimen legal.

·         Medición de resultados.

·         Control.

·         Régimen laboral.

 

 

A continuación se describen las etapas de aplicación de la metodología de sistemas suaves, con una breve explicación de sus puntos más particulares.

Etapa 1. Situación problema no estructurada. Es cuando los encargados o empleados se dan cuenta que existe un problema o situación que requiere atención y posiblemente cambios, por lo que se decide realizar una revisión con la ayuda de un especialista. La organización asume que puede haber un problema o una oportunidad para la mejora y acuerdan que se realice la revisión.

Etapa 2. Expresión de la situación problema. En esta fase el analista recoge la información y la clasifica, así también proporciona una descripción general de la situación problema. Enseguida es la información que se está buscando.

-La estructura de la organización: esos factores que no cambian fácilmente (las construcciones, las localizaciones, el ambiente, etc.);

-Procesos o transformaciones que se realizan dentro del sistema: muchos de éstos están cambiando constantemente;

-Hechos que son expresados o sentidos por los miembros de organización (quejas, críticas, sugerencias, etc.).

Entre las estrategias que los analistas suelen emplear en la recolección de información se encuentran las siguientes:

-Observación del trabajo.

-Entrevistas.

-Talleres y discusión.

La etapa 1 y la etapa 2 son una fase de la 'expresión' durante la cual una tentativa se hace para construir la posible visión enriquecida, no 'el problema' sino la situación que allí se percibe como problema. Es muy importante no reducir nuestro alcance de la investigación demasiado rápido. Si seleccionamos un enfoque muy estructurado tal como un cuestionario bien escogido múltiple al principio de nuestro estudio, y construimos un modelo en base de esos resultados solamente, excluimos probablemente mucha de la información que podría ser relevante. Pues una estrategia general, por lo tanto, es mejor emplear una selección no estructurada técnicamente desde el principio, y emplear más bien técnicas estructuradas después de que una primera impresión del problema se haya definido, con el fin de sacar la información detallada o de controlar suposiciones. Las técnicas específicas se deben seleccionar siempre para caber adentro con el trabajo de la organización, y cada una que está proveyendo la información debe ser informada acerca de cuál es el propósito del análisis.

Además hay que tener en cuenta que en esta fase, la información presentará contradicciones o ambigüedades, así como información cualitativa más que cuantitativa.

La visión enriquecida se utiliza para proveer un modelo para pensar acerca del sistema y para ayudar al analista a obtener una apreciación de la situación problema. Es importante notar la diferencia entre visión enriquecida y modelo formal. La visión enriquecida no procura modelar al sistema de una manera particular. Provee una representación de cómo podemos mirar y pensar acerca el sistema. Ésta puede ser refinada conforme nuestra comprensión del sistema llega a ser más clara, dado que deseamos hacerla más clara

Etapa 3. Nombramiento de los sistemas relevantes (Definiciones raíz). Es necesario prestar atención a la formulación del nombramiento de los sistemas relevantes para escribirlos de manera que un modelo pueda ser construido basado en cada nombramiento. Estos nombramientos se conocen como Definiciones Raíz. El propósito de la definición raíz es expresar el propósito central de un cierto sistema útil de actividad.

Producir una definición de raíz es un proceso progresivo de dos pasos.

1. Un hecho o una tarea se elige de una visión enriquecida.

2. Se define un sistema para realizar la tarea o para dirigir los hechos.

Las definiciones de la raíz se escriben como sentencias que efectúan una transformación. Hay seis elementos que hacen a una definición raíz bien formulada, que se resumen en la mnemónica.

 

-Cliente: considera a cada uno que está presto para obtener beneficios de un sistema. Si el sistema implica sacrificios tales como despidos, son víctimas deben también ser contadas como clientes.

-Actor: Los actores realizan las actividades definidas en el sistema.

-Proceso de la transformación: Esto se muestra como la conversión de la entrada de información a la producción.

-Weltanschauung: La expresión alemana para la opinión del mundo.  Esta opinión del mundo hace que el proceso de la transformación sea significativo en contexto.

-Propietario (Owner): Cada sistema tiene algún propietario, quien tiene el poder para comenzar y/o para cerrar el sistema.

-Apremios ambientales (Environment): Los elementos externos que existen fuera del sistema que se toman como dados. Estos apremios incluyen políticas de organización así como materias legales y éticas.

 

Etapa 4: Modelos Conceptuales. Dado una definición raíz de un sistema, un modelo conceptual puede ser modelo conceptual trazado de A es un modelo humano de la actividad que estrictamente se conforma con la definición raíz usando el conjunto mínimo de actividades.

El pensamiento de sistemas es un proceso iterativo que combina tres conceptos:

-El mundo percibido: Cada uno de nosotros tenemos nuestras propias opiniones del mundo.

-Ideas: Percibimos el mundo a través del marco de ideas que están internas en nosotros.

-Metodología: Hay muchas de éstas para pensar acerca del mundo, la SSM es solo una.

En esta etapa de la metodología se realiza el desarrollo del modelo conceptual y además el monitoreo del sistema.

Para el desarrollo del modelo conceptual se aplica el pensamiento de sistemas. El modelo formal del sistema sirve como guía para controlar el modelo que trazamos. Este debe cumplir, para ser considerado formal, entre otros criterios los siguientes:

-Debe tener una misión.

-Debe tener una medida del funcionamiento.

-Debe tener un proceso de toma de decisión, etc.

Monitorear un sistema operacional consiste en tres actividades:

-Definir una medida del funcionamiento: Podemos utilizar cualquiera de las medidas del sistema operacional (eficiencia y/o eficacia).

-Monitorear las actividades en el sistema operacional, de acuerdo con la métrica definida en etapa 1.

-Tomar la acción del control: Utilice los resultados de estas métricas para determinar y para ejecutar la acción que controle al sistema operacional.

Etapa 5. Comparación de los modelos conceptuales con la realidad. En esta etapa, los modelos conceptuales construidos en la etapa 4 serán comparados con la expresión verdadera del mundo, de la etapa 2. El trabajo puede conducir en esta etapa a la reiteración de la etapa 3 y la 4.

Cuatro maneras de hacer la comparación pueden ser resumidas como sigue:

1. Usar los modelos conceptuales como base para cuestionamientos ordenados.

2. Comparar historia con predicción del modelo.

3. Comparación Total General.

4. Recubrimiento Modelo.

 

Etapa 6 y 7. Cambios factibles y deseables; y Acciones para mejorar la situación problema. 

 

En la etapa 6, se identifican y se discuten los cambios factibles y deseables, y serán puestos en la acción en la etapa 7. El propósito de la etapa de la comparación es generar un panorama general de que tan alejada están los modelos conceptuales de la realidad, para de esa manera determinar cuáles de los cambios son posibles y cuáles son solo anhelados. Se puede determinar por medio de una matriz cuales de estos cambios pueden ser los prioritarios, en base a su factibilidad y necesidad.

 

El propósito de estas etapas es la creación y puesta en marcha de un sistema. La puesta en marcha generalmente se caracteriza por establecer los cambios y ejecutarlos. Normalmente hay tres clases de cambios:

 

1. Cambio en la estructura, son cambios realizados a los elementos que conforman la organización, a estos elementos se les puede cambiar de posición, eliminar o adherir otros elementos.

2. Cambio en el procedimiento, que son cambios a los elementos dinámicos.

3. Cambio en la actitud, que es comportamiento apropiado a las varias misiones, así como cambios en la preparación a ciertas clases de comportamiento 'bueno' o de 'malo' concierne a otros.

 

Los cambios en estructura y procedimiento son fáciles de especificar y relativamente fácil poner en ejecución. Por lo menos, éstos se pueden hacer por la gente que tiene autoridad o la influencia. Es relativamente difícil cambiar actitud

 

La relevancia del pensamiento sistémico en las instituciones públicas

 

Las instituciones públicas, organismos no gubernamentales, las instituciones políticas y todas aquellas organizaciones que persiguen fines sociales están sujetas a problemas complejos dada su naturaleza. Sin embargo, la complejidad intrínseca de las situaciones que se presentan en torno a estas instituciones no es tomada en cuenta a la hora de plantear una solución para ellas.

 

La forma común en que se abordan los problemas, o áreas de oportunidad, en los organismos gubernamentales (aunque también en los del sector privado) es de forma lineal, es decir se tiende a confundir las causas con los efectos, los síntomas con el problema real, por lo tanto los correctivos aplicados en muchos casos terminan por no surtir efecto, pues ante un diagnóstico equivocado es muy probable que la solución planteada sea igualmente equivocada.

 

Como ejemplo podemos mencionar, el señalamiento que se realiza con la anterior reforma educativa hacia el gremio docente. Ya que ante el bajo aprovechamiento académico y los pobres resultados que obtenían los estudiantes en evaluaciones estandarizadas nacionales e internacionales, se determina que los docentes no estaban debidamente preparados, así que se enfoca la solución en un solo eslabón o variable del sistema educativo (visión lineal), dejando de lado muchos otros factores relevantes como la infraestructura y equipamiento, así como el contexto socioeconómico y cultural de los estudiantes, etc.  

 

El enfoque sistémico implica identificar diferentes elementos y niveles de la estructura de una organización, las relaciones que se dan entre los elementos, las jerarquías, los procesos, el contexto interno así como el contexto externo en los varios niveles que existen.

 

El enfoque sistémico propone soluciones en las cuales se tienen que considerar diversos elementos y relaciones que conforman las partes intervinientes de todo sistema y el entorno del cual forma parte.

Las personas, los equipos y las organizaciones que logran desarrollar la capacidad de alternar entre la manera lineal y sistemática de pensar obtienen una marcada ventaja competitiva respecto a quienes solo se limitan a pensar respuestas de tipo lineal.

Por su parte, el enfoque estratégico, implica comprender en primer lugar el contexto en el que nos encontramos; en segundo lugar, saber a dónde queremos ir, tener visión de futuro; y en tercer lugar, definir cómo llegaremos a dónde queremos ir.

 

Cambio de enfoque

En el sector público hasta la actualidad, al parecer se sigue empleando un enfoque que no satisface los requerimientos de los tiempos actuales, no termina por advertirse la complejidad que supone las interrelaciones entre los subsistemas político, económico, social, cultural, ambiental como parte de un sistema que en la contemporaneidad se han vuelto parte de un sistema cada vez más amplio, en el entendido que los Estados-nación han pasado a formar parte de un sistema global.

En las últimas décadas se ha puesto en boga la llamada “planeación racional”, la cual se refiere a una distribución lógica entre las actividades de un proceso, el establecimiento de causas y efectos, entradas y salidas, etcétera, de manera lineal, es decir desde una visión aritmética, lo que en lenguaje matemático serían ecuaciones de primer orden. Este método se replica desde el nivel micro hasta el macro, desde el proceso que se lleva a cabo en la ventanilla para un trámite cualquiera hasta la planificación de políticas públicas de dimensiones trascendentales.

Las soluciones o mejoras a las organizaciones del sector público escapan la mayoría de las veces al enfoque de la “planeación racional” pues por su visión particularista no contemplan multitud de factores involucrados como lo señala Erazo, 2015:

Es propio del enfoque sistémico la observación como “un todo complejo de partes interrelacionadas e interdependientes en lugar de entidades separadas” compuestos por elementos que interactúan y dan forma a sistemas complejos cuya suma es mayor que sus partes. Las interacciones de estos elementos afectan al logro de los objetivos del propio sistema.

Existen múltiples evidencias que indican que es posible comprender mejor los sistemas y cuidados de la salud si se los considera como sistemas adaptativos complejos. Los supuestos de una “planificación racional” son imposibles de transferir a los sistemas adaptativos complejos. Es por esto que las políticas y estrategias basadas en ella pueden tener consecuencias no deseadas significativas cuando se aplican a los sistemas adaptativos complejos.

 

Aportación personal. 

 

Es importante identificar las diferencias entre la planificación, las acciones y consecuencias de las mismas desde diferentes enfoques. Así por ejemplo como se ha mencionado líneas arriba el enfoque “lineal”, “particularista”, “lógico” o “racional” al que también podemos llamar “reduccionista” considera a las organizaciones como la suma de puestos y procesos particulares que cumplen un fin determinado. Es decir un proceso general en dos direcciones, hacia adelante y hacia atrás, o de abajo hacia arriba y viceversa. Sin embargo como se ha puesto de manifiesto desde el desarrollo de la Metodología de Sistemas Suaves, por Peter Checkland, la realidad es mucho más compleja.

Las organizaciones son subsistemas que forman parte de un sistema más amplio, las cuales a su vez forman parte de uno superior sucesivamente. Entonces la visión unidimensional de la “planificación racional” la cual brinda un panorama muy reducido de un sistema, no puede brindar las herramientas suficientes para abordar las problemáticas de manera integral.

Como se ha mencionado con anterioridad, las reformas estructurales del sexenio pasado como proyectos de política pública, fueron concebidas desde una óptica reduccionista de la realidad, ya que no consideraron los aspectos del contexto social, político y económico predominantes, lo cual puede explicar su fracaso en términos de resultados en cuanto a desarrollo socio-económico, pero también en resultados políticos, consecuentemente.

 

Conclusión. 

 

Como se ha planteado al inicio del trabajo, el propósito de caracterizar  la SSM y discutir su aplicación en el sector público, se ha llevado no sin encontrar algunas dificultades por el hecho de que el autor se encuentra poco relacionado con los conceptos que se utilizan, sin embargo puede decirse que se ha cumplido.

Entre los hallazgos más importantes podemos señalar el hecho propio de identificar la metodología que puede ser utilizada en sistemas que comprometen el factor humano en sus procesos. Así también la misma estructura de la metodología y la diferenciación que se hace en ella de los niveles de “realidad” y el pensamiento de sistemas o nivel “abstracto”.

La elaboración del presente ensayo sirvió de gran utilidad para realizar un análisis detallado sobre la metodología que se emplea en los Sistemas Suaves (SSM), método que nos enseña a resolver problemas complejos (problemas suaves) o también llamados “situación de problemas”, es decir, que no tiene una solución definida ya que tienen una componente político y social grande que requiere de un estudio de investigación detallada para la solución de la situación donde se creer los modelos conceptuales que ayuden a la transformación de los factores o variables que se identifica e interviene en la situación problema a resolver en la realidad social.

Es por ello que se hace importante un cambio de enfoque en el sector público, debe adoptarse una visión sistémica a la hora buscar soluciones o mejoras en los procesos de instituciones gubernamentales y en la planificación e implementación de políticas públicas de largo plazo, con el propósito de lograr los fines de desarrollo social, político, económico y ambiental necesarios.

La importancia en la elaboración del estudio y análisis de la metodología de los Sistemas Suaves (SSM) aplicado en las instituciones políticas y organizaciones públicas nos permitirá ocuparnos de los problemas relacionados con aspectos políticos y sociales por los que atraviesa en la actualidad nuestro sistema político mexicano, así como de las organizaciones del sector publico creadas por el Estado mexicano dentro de la administración pública en sus tres niveles de gobierno, cuales con los problemas que agudizan y se están presentando de manera más común y continua, mismo que tienen como consecuencia la afectación de la estabilidad de las clases políticas dentro de la cúpula política, problemática del rezago social, cultural y económico en el territorio mexicano.

 

 

Bibliografía

 

 

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-       CHECKLAND, P. (1993). Pensamiento de Sistemas, Práctica de Sistemas. LIMUSA: México, 1ra Edición.

 

-       Herrera, D. (2013). Metodología de Checkland para sistemas suaves. Instituto Tecnológico de Campeche. Recuperado el día 04 de agosto de 2016, de http://es.slideshare.net/DunoHerreraM/metodologia-de-checkland-para-sistemas-suaves.